Stap 5: Rapporteren en communiceren

1. Rapporteren van de resultaten

Nu de resultaten van de evaluatie beschikbaar zijn, kunnen deze worden vastgelegd (in een rapport, website of andere weergave) en daarna gecommuniceerd worden. 

Een evaluatie en haar uitkomsten raken verschillende betrokkenen: de doelgroep van een beleid (burgers, bedrijven), de uitvoerders van een beleid (uitvoeringsinstellingen), de (politiek) verantwoordelijken voor een beleid (minister), de volksvertegenwoordiging die kader stelt en controleert (Tweede Kamer) en mogelijk andere organisaties. Denk daarom na over wie de doelgroep is voor de resultaten van de evaluatie. Is dit bijvoorbeeld een interne doelgroep om het beleid te gaan verbeteren? Dient de evaluatie als input voor politieke besluitvorming? Wil de Tweede Kamer geïnformeerd worden over de werking en effecten? Of wil je ook de doelgroep van het beleid (burgers, ondernemers, etc.) informeren over de uitkomsten? Verschillende doelgroepen vragen (mogelijk) om een verschillende wijze van rapporteren en communiceren.

2. Vervolgstappen en communicatie

In deze laatste stap wordt de evaluatie formeel afgesloten. Hier kunnen de volgende activiteiten plaatsvinden:

• Decharge van de evaluator.
• Voorleggen van de evaluatie aan een onafhankelijke deskundige.
• Opstellen van de beleidsreactie.
• Ontsluiten evaluatieresultaten (bijvoorbeeld via Rijksoverheid.nl en/of Tweede Kamer)
• In gang zetten van eventuele beleidsaanpassingen.

Decharge van de evaluator

Na afronding van de evaluatie en het opleveren van het eindrapport zit de taak van de (externe) evaluator er op. Als opdrachtgever kun je (eventueel) een afrondend gesprek voeren met de evaluator om terug te kijken op de uitvoering van de evaluatie: wat ging (minder) goed en wat kunnen we er van leren? Mogelijk neemt een (externe) evaluator zelf het initiatief voor het voeren van een dergelijk ‘exitgesprek’. Eventueel kun je nog wat toelichting geven over het vervolgtraject. Wat hier staat kan ook gelden voor de begeleidingscommissie van de evaluatie.  

Rapport voorleggen aan onafhankelijke deskundige

Bij sommige evaluaties bestaat de verplichting om het evaluatierapport voor te leggen aan een onafhankelijk deskundige. Dit geldt bijvoorbeeld voor beleidsdoorlichtingen die ministers conform de Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek (RPE) moeten laten uitvoeren. De deskundige zal een schriftelijk oordeel geven over de kwaliteit van de evaluatie. De deskundige kan daarbij gebruikmaken van de criteria voor de kwaliteit van evaluaties. Het oordeel van een deskundige vormt een kwaliteitswaarborg voor de Tweede Kamer. Bij andere evaluaties is deze externe toetsing vaak niet aan de orde. Het is immers al een taak van de begeleidingscommissie om de kwaliteit van de evaluatie te waarborgen.

Toevoegen van een beleidsreactie

Het definitieve evaluatierapport en (eventueel) een oordeel van een onafhankelijk deskundige worden voorzien van een reactie van de minister (of staatssecretaris als deze verantwoordelijk is) die over het beleid gaat. De verantwoordelijke minister geeft namens het gehele kabinet een reactie op de beleidsevaluatie. Daarom wordt deze ook in de ministerraad besproken en als Kamerbrief (met de evaluatie als bijlage) naar de Tweede Kamer gestuurd. Uiteraard geldt het toevoegen van een beleidsreactie alleen voor evaluaties die aan de volksvertegenwoordiging worden aangeboden. Dat zijn de evaluaties gericht op verantwoording. Voor veel andere evaluaties, bijvoorbeeld interne evaluaties en zelfevaluaties, geldt deze procedure niet.

Publicatie van rapport en uitkomsten

Evaluatierapporten die aan de Tweede Kamer worden aangeboden, of het nu beleidsdoorlichtingen of evaluaties van specifieke instrumenten betreffen, zijn altijd openbaar.

In gang zetten van eventuele beleidsaanpassingen

Het is mogelijk dat de reactie van het kabinet en/of de Tweede Kamer op een evaluatie leidt tot beleidsaanpassingen. Vanuit het verantwoordelijk departement kan dan het een en ander in gang worden gezet. Mogelijk ben je hier als opdrachtgever van de evaluatie niet direct bij betrokken, maar door dit in de gaten te houden, kun je wel het veld informeren (bijv. degenen die meegewerkt hebben aan de evaluatie). De activiteiten die hier kunnen plaatsvinden, zijn:

• Ontwikkelen van beleidsaanpassingen en de Tweede Kamer daarover informeren of laten besluiten. De vervolgstappen moeten bij een beleidsdoorlichting in beeld worden gebracht en ook deze moeten worden opgenomen in het jaarverslag van het verantwoordelijke ministerie en in beleidsbrieven.
• Voor eventuele beleidsaanpassingen kan een nieuwe beleidstheorie worden opgesteld of de bestaande beleidstheorie worden aangepast.

Bredere communicatie

Nu de formele stappen genomen zijn, is het ook mogelijk om de bredere doelgroep te informeren over de evaluatie en de voorgenomen aanpassingen.

Zie ook:

• Onderzoeksmethoden
• Dataverzamelingsmethoden
• Voorbeeldevaluaties